Classement et archivage

OBJECTIFS DE LA FORMATION

• Découvrir les différentes méthodes de classement et les indications

• Adopter une méthode simple et évolutive pour réorganiser son classement

• Connaître et appliquer les règles d'archivage

PRE-REQUIS

• Aucun pré-requis nécessaire

PROGRAMME DE LA FORMATION

• Qu'est-ce qu'un classement efficace ?

• Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations

• Valider objectifs et caractéristiques d'un classement performant

• Faire son auto-diagnostic : pointer ses axes d'amélioration

• Analyser l'information et choisir une méthode de classement

• Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes

• Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients

• Choisir la méthode de classement adaptée

• Savoir structurer et titrer ses dossiers

• Comprendre l'articulation d'une affaire et la vie d'un dossier

• Choisir des titres pertinents

• Structurer un dossier et le faire vivre

• Bâtir un plan pour faciliter l'accès au classement

• Créer un plan de classement accessible à tous

• Utiliser son micro-ordinateur pour faciliter le partage de l'information

• Coordonner le classement “papier” et le classement électronique

• Connaître l'essentiel sur l'archivage

• Distinguer la durée de conservation légale et pratique

• Préparer un versement aux archives

• Gérer le plan d'archivage des dossiers

• Réorganiser son classement : préparer un plan d’action

• Faire l'état des lieux

• Faire l'inventaire des dossiers

• Sélectionner les dossiers à restructurer

• Évaluer le budget temps et matériel

• Présenter le projet à son manager

• Mener à bien l'organisation

• Restructurer et titrer les dossiers

• Faire valider les titres par les utilisateurs

• Définir les thèmes avec les utilisateurs

• Numéroter les dossiers

• Rédiger le plan de classement informatique

• Afficher et diffuser le plan

• Peaufiner la signalisation sur armoires et dossiers