Assistante : Partager ses expériences et savoir-faire

OBJECTIFS DE LA FORMATION

• Donner aux Secrétaires et Assistantes les moyens d’enrichir leur fonction

• Organiser le partage des connaissances et savoir-faire

• Développer une base de travail et de documentation commune

PRE-REQUIS

• Aucun pré-requis nécessaire

PROGRAMME DE LA FORMATION

• Partager ses savoir-faire : pourquoi ?

• Les avantages pour soi-même

• Les avantages pour l’entreprise

• Partager ses savoir-faire : un danger ?

• Reconnaître et combattre les peurs qui font obstacle à la mise en commun des informations

• Partager ses savoir-faire : comment ?

• Les différentes options possibles : journal interne, espace commun sur le réseau, intranet secrétariat…

• Créer une base de connaissances métier

• Recensement : organiser le recueil d’informations

• Formalisation : mettre au point des documents communs : modèles, descriptions de procédures…

• Diffusion : organiser la communication et les échanges

• Fonctionner efficacement en groupe de travail : notions de base

• Fixer l’ordre du jour et le timing avec rigueur

• Distribuer les rôles : désigner un animateur, un « gardien du temps », un rapporteur

• Les trois fonctions de l’animateur : produire, faciliter, réguler

• Les conditions de la réussite : savoir écouter, questionner, reformuler

• Synthétiser et conclure

• Créer un intranet secrétariat : mettre en œuvre une démarche projet

• Présenter le projet à son (ses) hiérarchique(s) pour le faire valider

• Constituer l’équipe : définir les acteurs et leurs rôles respectifs

• S’adjoindre les experts nécessaires : informaticien, infographiste « maison » ou extérieur…

• Repérer les étapes à respecter

• Valider et (faire) mettre en place sur le réseau

• Prévoir la communication sur le projet

• Faire vivre le site : prévoir la mise à jour régulière des informations (responsable, fréquence)

• L’échange de pratiques : un esprit d’ouverture permanent

• Développer sa curiosité, diversifier ses centres d’intérêt

• Développer le goût et le désir de faire partager ses découvertes, avoir « l’esprit réseau »

• Savoir se documenter, où et comment

• Recenser et utiliser toutes les sources d’informations à sa disposition

• Acquérir des méthodes de recherche et de tri de l’information

• Apptrendre à utiliser au mieux toutes les ressources d’internet